自動返信メールで競合他社に差をつける

自動返信メールの「可能性」

多くの会社さんが配信している自動返信メールは、フォームに記入した内容が、そのまま記載されているものが一般的です。

それが自動配信メールだと思っているからです。

メールを受け取るお客様も、経験から、そのように認識しているでしょう。

実にもったいないことです。

では、事例を挙げながら、自動返信メールの可能性についてご説明いたします！

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自動返信メール事例 と お客様の動き

多くの自動返信メールを見てきた中で、まずは、圧倒的に多い、典型的な事例をご紹介いたします。

「自動返信メールって、そんなもんでしょ？」と、送る側も受け取る側も共通の認識を持っているであろう内容です。

御社の配信されている自動返信メールの定型文と、ぜひ比較されながらご覧ください。

一般的な自動返信メール

メール事例１

件名：

お問い合わせを受け付けました

文面：

※ このメールは自動返信によるものです

この度はお問い合わせいただきありがとうございます。

お問い合わせ内容は以下のとおりです。

－－－－－

＜お名前＞　　●●●●

＜ふりがな＞　●●●●

＜ご住所＞　　●●●●

＜お問い合わせ内容＞

●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●

－－－－－

２営業日以内に担当者より回答させていただきます。

株式会社■■工務店

TEL：012-345-6789

これは非常に典型的な件名と文面です。

特徴としては、

☑　お客様のお問い合わせ内容をそのまま入れる

☑　お客様の次の行動を促す情報がほぼない

ということです。

これが、格別悪い自動返信メールというわけではありません。

ただ、多くの会社さんがこのような文面での自動返信メールを採用されているのが現状です。

受信したお客様の行動　～事例１の場合～

では、受け取ったお客さまの目線で見てみましょう。

複数社に同様の問い合わせをした後、上記の事例１のような、内容が画一的な自動返信メールを受け取ります。

受け取ったお客様は、おそらくメールの内容すらきちんと確認していないでしょう。

件名とメールの冒頭をちらりと見て、ちゃんと受信してもらえたという安心感を得ることはできますが、それ以上でも以下でもありません。

これで終わりです。

さらに重大な点は、その後に個別に送られてくるであろうメールを待たなければならない、ということです。

そう、よくある一般的な自動返信メールは、受信した『お客様を待たせるメール』なんです。

これを踏まえて、次の事例２をご覧ください。

競合他社に差をつける自動返信メール

メール事例２

件名：

はじめまして！■■工務店の○○（担当者名）と申します！

文面：

●●様

はじめまして、こんにちは。

■■工務店の○○と申します。

この度は、お問い合わせいただき、ありがとうございます。

（外壁・屋根・水回り‥）工事のご相談、ご質問からご検討の際のお見積りまで、

なんなりとご相談ください。

ご連絡の際、お時間の指定がございましたら、

◯月◯日（◯曜日）◯時頃　電話希望／訪問希望　とメールにてご返信いただけましたら、

調整しご連絡させていただきます！

※▲曜日は定休日となりますので、ご返信が遅くなる場合がございますが

ご了承下さいませ

また、現地調査・お見積りも　もちろん無料にて行いますので、

どうぞお気軽にお声掛け下さい！

現地調査の日程やお時間のご希望がございましたら、

メールにて、下記ご記入の上、ご返信下さいませ！

例：４月２０日（日）１０時３０分頃

❏現場住所（ご自宅）：

• 第一希望日：◯月◯日（◯曜日）◯時頃
• 第二希望日：◯月◯日（◯曜日）◯時頃
• 第三希望日：◯月◯日（◯曜日）◯時頃

いくつか候補を出していただけましたら、こちらで予定調整し、

再度ご連絡させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ご連絡、心よりお待ちしております！

－－－－－－－

■■工務店

担当：○○

MAIL：＊＊＊＠＊＊＊.com

TEL：012-345-6789

上記の、【メール事例１】と比較してみましょう。

一番の特徴としては、

☑　一見、自動返信メールに見えない

☑　お客様の次の行動を促す内容

であるということです。

多くの会社さんが採用している、典型的な件名や文面ではない工夫がされているため、自動返信メールに見えません。

また大きなポイントは、事例１が『待たせるメール』であるのに対し、この事例のメールは、『次の行動を促すメール』になっているという点です。

受信したお客様の行動　～事例２の場合～

まず、一見、自動返信メールに見えないことにより、メールの開封率や読まれる率がグッと上がることが期待できます。

複数社に問い合わせをすることが多い中、一般的な内容の自動返信メールの中でまず目を引かれることでしょう。

また、次にどうしたらよいのかが示されていますので、

典型的な自動返信メールを送っている競合他社が、お客様をお待たせしている間に、

• いつ電話または訪問してほしいのか　を返信する
• いつ現地調査に来てもらいたいのか　を返信する

という次の行動を促され、連絡が途切れるというリスクは格段に減ると考えられます。

さらに、待たされる時間がないことにより、問い合わせ時の興味や関心が薄れる前に、スピーディーに話をすすめることができるので、「待たされている他社」に比べて、御社への印象もよくなりますよね！

競合他社より先んじて、優位に商談に入ることができるでしょう。

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まとめ

いかがでしたか？

この事例はあくまでも一例で、まだまだ、改善点やさらに最適な別の可能性もあるかもしれません。

まずは、「自動返信メールって、こんなもんでしょ」という固定概念を排除して、現在設定されている御社の自動返信メールの件名・文面を、ぜひ一度、見直し＆改善検討されることをオススメいたします。

この記事を読んでいただいたことで、当たり前だと気にもとめないで設定されていた、自動返信メールの内容を見直すきっかけになればと願います。

正解はありません。

いろいろテストや比較を行ない、御社に合った、最適なメールを探ることで、競合他社に差をつけましょう！