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自動返信メールで競合他社に差をつける

公開日:2019/12/03 / 最終更新日:2019/11/28

自社のホームページの問い合わせフォームからお問い合わせがあった際、配信される『自動返信メール』。

ただ、お問い合わせ内容を返信するだけの定型文になっていませんか?

 

「自動返信メールって、そんなもんでしょ?」

 

と思っていらっしゃる会社さんが圧倒的に多いのではないでしょうか。

 

ところがその一方で、自動返信メール配信後、

お客様にメールを返しても、そのまま連絡がとぎれてお返事がもらえない、という悩みも多いのではないでしょうか。

 

弊社は、工務店さんや建築会社さんとお付き合いする中で、実に100件以上の自動返信メールの内容を比較してきました。

今回は、せっかくお問い合わせしていただいたお客様とのやり取りがとぎれない <より有効な自動返信メールの活用事例> をご紹介いたします!

自動返信メールの「可能性」

多くの会社さんが配信している自動返信メールは、フォームに記入した内容が、そのまま記載されているものが一般的です。

それが自動配信メールだと思っているからです。

メールを受け取るお客様も、経験から、そのように認識しているでしょう。

 

実にもったいないことです。

 

では、事例を挙げながら、自動返信メールの可能性についてご説明いたします!

 

自動返信メール事例 と お客様の動き

多くの自動返信メールを見てきた中で、まずは、圧倒的に多い、典型的な事例をご紹介いたします。

「自動返信メールって、そんなもんでしょ?」と、送る側も受け取る側も共通の認識を持っているであろう内容です。

御社の配信されている自動返信メールの定型文と、ぜひ比較されながらご覧ください。

 

一般的な自動返信メール

メール事例1

件名:

お問い合わせを受け付けました

 

文面:

※ このメールは自動返信によるものです

この度はお問い合わせいただきありがとうございます。

お問い合わせ内容は以下のとおりです。

-----

<お名前>  ●●●●

<ふりがな> ●●●●

<ご住所>  ●●●●

<お問い合わせ内容>

●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●

-----

2営業日以内に担当者より回答させていただきます。

株式会社■■工務店

TEL:012-345-6789

 

これは非常に典型的な件名と文面です。

特徴としては、

☑ お客様のお問い合わせ内容をそのまま入れる

☑ お客様の次の行動を促す情報がほぼない

ということです。

これが、格別悪い自動返信メールというわけではありません。

ただ、多くの会社さんがこのような文面での自動返信メールを採用されているのが現状です。

 

受信したお客様の行動 ~事例1の場合~

では、受け取ったお客さまの目線で見てみましょう。

複数社に同様の問い合わせをした後、上記の事例1のような、内容が画一的な自動返信メールを受け取ります。

受け取ったお客様は、おそらくメールの内容すらきちんと確認していないでしょう。

件名とメールの冒頭をちらりと見て、ちゃんと受信してもらえたという安心感を得ることはできますが、それ以上でも以下でもありません。

「あ、(例のごとく)自動返信メールが来たな」

これで終わりです。

さらに重大な点は、その後に個別に送られてくるであろうメールを待たなければならない、ということです。

そう、よくある一般的な自動返信メールは、受信した『お客様を待たせるメール』なんです。

 

これを踏まえて、次の事例2をご覧ください。

 

競合他社に差をつける自動返信メール

メール事例2

件名:

はじめまして!■■工務店の○○(担当者名)と申します!

 

文面:

●●様

はじめまして、こんにちは。

■■工務店の○○と申します。

この度は、お問い合わせいただき、ありがとうございます。

(外壁・屋根・水回り‥)工事のご相談、ご質問からご検討の際のお見積りまで、

なんなりとご相談ください。

 

ご連絡の際、お時間の指定がございましたら、

◯月◯日(◯曜日)◯時頃 電話希望/訪問希望 とメールにてご返信いただけましたら、

調整しご連絡させていただきます!

※▲曜日は定休日となりますので、ご返信が遅くなる場合がございますが

ご了承下さいませ

 

また、現地調査・お見積りも もちろん無料にて行いますので、

どうぞお気軽にお声掛け下さい!

現地調査の日程やお時間のご希望がございましたら、

メールにて、下記ご記入の上、ご返信下さいませ!

 

例:4月20日(日)10時30分頃

❏現場住所(ご自宅):

  • 第一希望日:◯月◯日(◯曜日)◯時頃
  • 第二希望日:◯月◯日(◯曜日)◯時頃
  • 第三希望日:◯月◯日(◯曜日)◯時頃

 

いくつか候補を出していただけましたら、こちらで予定調整し、

再度ご連絡させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ご連絡、心よりお待ちしております!

-------

■■工務店

担当:○○

MAIL:***@***.com

TEL:012-345-6789

 

上記の、【メール事例1】と比較してみましょう。

 

一番の特徴としては、

☑ 一見、自動返信メールに見えない

☑ お客様の次の行動を促す内容

であるということです。

多くの会社さんが採用している、典型的な件名や文面ではない工夫がされているため、自動返信メールに見えません。

また大きなポイントは、事例1が『待たせるメール』であるのに対し、この事例のメールは、『次の行動を促すメール』になっているという点です。

 

受信したお客様の行動 ~事例2の場合~

まず、一見、自動返信メールに見えないことにより、メールの開封率や読まれる率がグッと上がることが期待できます。

複数社に問い合わせをすることが多い中、一般的な内容の自動返信メールの中でまず目を引かれることでしょう。

 

また、次にどうしたらよいのかが示されていますので、

典型的な自動返信メールを送っている競合他社が、お客様をお待たせしている間に、

  • いつ電話または訪問してほしいのか を返信する
  • いつ現地調査に来てもらいたいのか を返信する

という次の行動を促され、連絡が途切れるというリスクは格段に減ると考えられます。

さらに、待たされる時間がないことにより、問い合わせ時の興味や関心が薄れる前に、スピーディーに話をすすめることができるので、「待たされている他社」に比べて、御社への印象もよくなりますよね!

競合他社より先んじて、優位に商談に入ることができるでしょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

 

この事例はあくまでも一例で、まだまだ、改善点やさらに最適な別の可能性もあるかもしれません。

 

まずは、「自動返信メールって、こんなもんでしょ」という固定概念を排除して、現在設定されている御社の自動返信メールの件名・文面を、ぜひ一度、見直し&改善検討されることをオススメいたします。

この記事を読んでいただいたことで、当たり前だと気にもとめないで設定されていた、自動返信メールの内容を見直すきっかけになればと願います。

 

正解はありません。

いろいろテストや比較を行ない、御社に合った、最適なメールを探ることで、競合他社に差をつけましょう!

 

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